Как правильно подписать конверт

Неправильное подписание конверта замедляет процесс получения письма, открытки или посылки тем, кому они предназначены. Это также может привести к тому, что почта не достигнет своего пункта назначения. Чтобы этого не произошло, нужно всего лишь следовать простым правилам подписания конверта. Тогда быстрая доставка исходящей почты будет обеспечена.

Многие люди даже не знают, что существует правильный способ написания адреса на письме. Если оно прибывает в нужное место, значит все было сделано верно… так? К сожалению, даже не в этом дело. При подписании конверта для делового контакта особенно важно сделать это правильно, чтобы показать свой профессионализм. Это навык, который, скорее всего, придется использовать время от времени и в дальнейшем для работы, поэтому лучше научиться этому с самого начала.

1. Расположить конверт. Положить конверт на плоскую поверхность. Разместить его так, чтобы он лежал клапаном вниз и лицевой стороной вверх. Он должен быть ориентирован в длину слева направо, а не сверху вниз. Лицевая сторона конверта – это то место, где будет написана вся информация, необходимая для того, чтобы письмо достигло своего адресата.

2. Написать обратный адрес. Обратный адрес обязателен в том случае, если почта не может быть доставлена. Если письмо не в состоянии достичь своего пункта назначения, почтовый сервис отсылает его назад к отправителю в место, обозначенное как обратный адрес. Обратный адрес пишется в верхнем левом углу конверта и состоит из трех подпунктов текста:

• имени – расположить имя в родительном падеже нужно в верхнем левом углу конверта, это будет первый подпункт текста;
• адреса улицы – адрес улицы, номер дома и квартиры должны располагаться под именем в качестве второго подпункта текста;
• названия населенного пункта, области, страны и индекса – эту информацию необходимо писать непосредственно под адресом улицы в качестве третьего подпункта текста.

3. Написать адрес получателя. Это пункт назначения, куда почта будет доставлена. Он пишется в нижнем правом углу в специально отведенной для этого графе. Если на этом месте нет линий для заполнения, начинать нужно от самого центра конверта. Текст должен содержать три подпункта:

• имя личности, которой будет отправлено письмо, в дательном падеже – его следует писать, начиная от самого центра конверта;
• адрес улицы получателя – он пишется с новой строки, прямо под именем адресата;
• название населенного пункта, области, страны и индекс получателя – эта информация указывается на последних строчках и находится непосредственно под адресом улицы.

Форма имени, которая будет использоваться, зависит от того, как адресат любит, чтобы к нему или к ней обращались. Если, например, известно, что чья-то тетя предпочитает сохранять определенный уровень анонимности, можно просто написать на конверте «П.Ивановой» вместо «Полине Ивановой».

Писать имя также стоит со всеми необходимыми званиями. Их, вероятно, можно опустить, если письмо адресуется к близкому другу или члену семьи. Но их лучше учитывать, когда почта предназначается для правительственных чиновников, военнослужащих, докторов или профессоров. Например, если письмо отправляется профессору, то необходимо написать «Профессору П.И.Ивановой».

Адрес улицы с указанными номерами дома и квартиры может быть таким длинным, что не поместится на одной строчке. В таком случае надо просто написать номер квартиры на строчке, находящейся под этой. Можно использовать некоторые аббревиатуры для обозначения типа улицы до тех пор, пока они пишутся правильно. В частности, нужно писать «б-р» вместо «бульвар», «пл.» вместо «площадь», «пер.» вместо «переулок», «ш.» вместо «шоссе», «пр-т» вместо «проспект» и т.д.

Если письмо должно прийти на абонентский ящик, нет нужды включать в блок адрес улицы, на которой располагается почта. Отталкиваясь от индекса, почтовый сервис найдет местонахождение абонентского ящика.

4. Наклеить марку на конверт. Марка клеится в правом верхнем углу письма. Стоимость марки – это обязательная плата за отсылку конверта через почтовые сервисы во многих странах.

Советы

• Писать на конверте стоит с помощью шариковой ручки или перманентного фломастера. Если не использовать их, адрес получателя или обратный адрес могут стать нечеткими или вовсе стереться. Это приведет к невозможности доставки почты.
• Если письмо отсылается человеку в компании, начать первую строчку адреса получателя надо с названия компании. Писать имя человека нужно под названием компании с пометкой «кому» прямо перед его или ее именем.
• Подписывая конверт, всегда следует использовать разборчивые печатные буквы. Не стоит писать прописью.
• Лучше использовать 3-5 строчек в адресном блоке. Каждая строчка должна содержать необходимую информацию:

1)      строчка получателя (для названия компании получателя);

2)      строчка «кому» (для имени адресата);

3)      строчка адреса доставки (для улицы, номера дома и т.д.);

4)      дополнительная адресная строчка (для района и другой информации);

5)      последняя строчка (для города, области, страны и индекса).

• Необходимо использовать одобренные почтовой службой аббревиатуры и сокращения для как можно большего числа компонентов адреса. Например, «ул.» вместо «улица», «кв.» вместо «квартира» и т.д. Полный список сокращений можно найти на почте.
• Выравнивать все строчки надо по левому краю. Нельзя располагать никакие изображения или другие элементы, не относящиеся к адресу, слева или справа от адресного блока.
• Нужно оставлять достаточно места между буквами, словами и строчками. Нельзя писать буквы, слова или строчки внахлест.
• Следует использовать правильный печатный шрифт. Символы должны максимально легко распознаваться невооруженным глазом. Хорошо подойдут такие готические шрифты без засечек, как Arial, Tahoma, Verdana и Helvetica. Размер шрифта тоже обязан быть подобран правильно. Подходящий размер символов – от 10 до 12 (учитывая, что размер 72 – это 2,5 см).